Verträge
Vertragsverhandlung - CPF
Nach der Begutachtung der Projektvorschläge erstellt die Kommission eine Liste der Projekte, die zur Förderung vorgeschlagen werden (die sogenannte Shortlist) und geht mit diesen Konsortien umgehend in die Vertragsverhandlung.
Für die Vorbereitung der Verträge müssen die Konsortien die sogenannten Contract Preparation Forms (CPF) ausfüllen, die für jedes Instrument spezifisch sind.
Zur Erleichterung des Ausfüllens der Formulare steht der sogenannte CPF-Editor, der zusammen mit dem CPF Editor User Guide von den Cordisseiten heruntergeladen werden kann: http://www.cordis.lu/fp6/contract-prep.htm
Zur Vorbereitung auf die Vertragsverhandlungen mit der Kommission sollten umbedingt - je nach Instrument - die Leitlinien der Kommission (Negotiation Guidance Notes for Coordinators) beachtet werden.
Für die Durchführung eines Forschungsprojektes schließen Kommission und Konsortium einen Vertrag ab, in dem alle Rechte und Pflichten geregelt sind. Diese Verträge basieren auf einem sog. Mustervertrag (auch Modellvertrag genannt), der je nach Maßnahmentyp angepasst wird. Dieser Modellvertrag richtet sich an die Vorgaben des Rahmenprogramms und der Beteiligungsregeln.
Im "Vertragskörper", sind zahlreiche grundlegende projektbezogene Daten festgehalten: Titel und Zweck des Projekts, Dauer, Konsortiumspartner, Kosten und finanzielle Zuwendungen der Europäischen Kommission, Berichterstattung, Zahlungsmodalitäten und ggf. spezifische Klauseln für Projektbesonderheiten. Weiterhin wird die Art und Weise von Vertragsänderungen wie auch das anzuwendende Recht und der Gerichtsstand in Streitfällen präzisiert.
Die Anhänge sind integrale Bestandteile des Vertrags:
Anhang I ( technischer Anhang): beschreibt die Projektaufgaben, welche im Rahmen des Vertrags durchgeführt werden sollen.
Anhang II: umfasst die allgemeinen Bedingungen, d. h. Details zu rechtlichen und administrativen Regelungen, Verbreitungs- und Verwertungsrechten sowie finanzielle Vorgaben.
Anhang III: regelt spezifische Bedingungen, die für den jeweiligen Maßnahmentyp zutreffen.
Anhang IV - Formblatt A: Dieses Formblatt regelt den Beitritt der Partner zum EU-Vertrag mit der Kommission.
Anhang V - Formblatt B: Zur Aufnahme neuer Partner vorgesehen.
Anhang VI - Formblatt C: Dieses Formblatt wird zur Geltendmachung der Kosten verwendet. Zu jedem Instrument gehört ein eigenes Formblatt C.
Der Koordinator unterzeichnet den Vertrag mit der Kommission für das Konsortium und holt danach die Unterschriften der Partner in einer von Größe und Umfang des Konsortiums abhängigen Zeitvorgabe auf einem vorgegebenen Formblatt ein. Auf diese Weise treten die Partner dem Vertrag bei und werden unmittelbare Vertragspartner der Europäischen Kommission. Steuerrechtliche Probleme durch ein nur mittelbares Vertragsverhältnis wie im 5.Rahmenprogramm können somit vermieden werden.
Eine detaillierte Erläuterung der im Mustervertrag behandelten finanziellen Aspekte enthält der Der "Guide to Financial Issues" (vormals Financial Guidelines). Im Gegensatz zum 5. RP gibt es keine sog. Durchführungsbestimmungen mehr.
Der Mustervertrags mit sämtlichen Annexen wurde in der ersten Fassung am 17.03.2003 verabschiedet und eine erste Überarbeitung am 23.10.2003 beschlossen. Diese Dokumente können vom Europa Server, der CORDIS-Internetseite zum Mustervertrag oder von unserer Seite "Offizielle Dokumente" heruntergeladen werden.
Darüber hinaus hat die Arbeitsgruppe zum Mustervertrag nun auch die deutsche Fassung des Mustervertrages veröffentlicht, wobei sie darauf hinweist, dass nur die englische Fassung die gültige und rechlich bindende Version ist.
Special Clauses
Artikel 9 des Kernvertrages bezieht sich auf "Spezielle Klauseln", die im Laufe der Vertragsverhandlungen zwischen dem Koordinator und der Kommission eingefügt werden können. Diese Klauseln dienen dazu, den Vertrag den Besonderheiten des Projektes anzupassen. Um die Anwendungsmöglichkeiten aufzuzeigen und so auch die Verhandlungsbasis für Koordinatoren zu bilden, hat die Kommission den aktualisierten Leitfaden "How and when to use the Special Clauses for the Model Contract for FP6 projects" veröffentlicht. Beispielsweise ermöglicht SC Nr. 32 IPs und NoEs, den grundsätzlich jährlich erforderlichen Audit auf einen längeren Zeitraum als alle 12 Monate zu vereinbaren.
Die Europäische Kommission hat einen neuen Special Clause zu den Audits im April 2005 veröffentlicht, die eine Ausnahmeregelung zu der Vorlage von Prüfbescheinigungen gemäß Artikel 7 Nr. 2 des Kernvertrages vorsieht.
Gemäß Special Clause Nr. 39 muss keine Prüfbescheinigung vorliegen wenn der Finanzielle Beitrag der Kommission für einen oder mehrere Berichtszeiträume unter 150.000 € liegt. Erst bei Überschreitung dieses Betrages wird ein Audit notwendig, spätestens jedoch innerhalb von 45 Tagen nach Ablauf der letzten Berichtsperiode. Um diese Special Clause im Vertrag aufzunehmen bedarf es einer Vertragsänderung. Es sollte jedoch bedacht werden, dass gemäß Artikel 8 des Kernvertrages die Kosten erst mit vorliegen eines Audits als durch die Kommission genehmigt und anerkannt gelten.
Die Special Clauses befinden sich ebenfalls alle im Anhang des "Guide to Financial Issues", Version Februar 2005.
Vertragsänderungen
Sobald sich verbindliche Angaben ändern, die sich im Mustervertrag, Annex III oder im Technical Annex I befinden, muss der Project Officer hiervon in Kenntnis gesetzt werden. Oft zieht dies auch eine Vertragsänderung nach sich. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich der rechtliche Status eines der Partner ändert. Die Vertragsänderungen im 6. Rahmenprogramm bedürfen einer bestimmten Form und unterliegen einem Vertragsänderungsverfahren, das eingehalten werden muss. Die Kommission hat daher einen "Guide to Amending Contracts in FP6" erlassen, der Muster für verschiedene Vertragsänderungen und Verfahren enthält.
Weitere Themen
Konsortialabkommen
Geistige Eigentumsrechte (IPR)
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