Unteraufträge im 6. RP / Subcontracting

Es muss sich bei den zu vergebenen Tätigkeiten um für das Projekt notwendige Arbeiten handeln.

b) Weitere Voraussetzungen

• Die Kommission erteilt kein zusätzliches Geld für den Unterauftrag, wenn dies nicht ausdrücklich im Vertrag vereinbart wurde.
• Die Arbeit für Unteraufträge muss im Annex I bezeichnet werden.
• Der konkrete Unterauftragnehmer muss noch nicht konkret bezeichnet sein.
• Durch die Unterschrift der Kommission liegt automatisch die Zustimmung zum Unterauftrag vor, da Annex I Vertragsbestandteil wird (Guide to Financial Issues, S.34).

c) Vergabevorschriften:

(a) Unteraufträge an öffentlichen Einrichtungen / Public bodies

Öffentliche Einrichtung und Körperschaften des öffentlichen Rechts müssen die Beschaffungs-prinzipien und Weisungsbefugnisse ihrer staatlichen Dienststellen beachten. Sie unterliegen ihrer nationalen Gesetzgebung.

Bei Unteraufträgen, die bestimmte Beträge übersteigen, muss die Richtlinie über die Vergabe öffentlicher Dienstleistungsaufträge beachtet werden. Wird der in der Vergaberichtlinie festgelegte Schwellenwert überschritten, so ist die Veröffentlichung einer Ausschreibung, entweder national oder sogar EU-weit, obligatorisch. Für Unteraufträge unterhalb des Schwellenwertes müssen eventuell internen Regelungen beachtet werden.

(b) Juristische Personen des Privatrechts / Privat legal entities

Juristische Personen des Privatrechts können ihre eigenen internen Regelungen bei der Vergabe von Unteraufträgen anwenden, wobei sie normalerweise drei Angebote einholen sollten. Eine öffentliche Ausschreibung ist hier nicht erforderlich.

(c) Überprüfung durch die Kommission (Annex II, Art. 29)

Bei einer Überprüfung der Kommission, insbesondere bei einer Audit-Überprüfung, müssen die Vertragspartner darlegen können, dass sie die Bedingungen der Transparenz und der Gleichberechtigung bei der Auswahl des Unterauftragnehmers beachtet haben. Das Auswahlkriterium muss auf dem besten Preis-/Leistungsverhältnis basieren.

d) Weitere Anforderungen

Die Vertragspartner sind für alle Rechte und Pflichten des EU-Vertrages verantwortlich, ebenso für die Arbeiten, die von dem Unterauftragnehmer durchgeführt werden.

Der Vertragspartner muss sicherstellen, dass etwaige Eigentumsrechte, die durch einen Unterauftragnehmer generiert werden, auf den Vertragspartner und somit auf den Unterauftraggeber übergehen. Zusätzlich muss der Vertragpartner in dem Unterauftrag die jeweiligen Regelungen des Mustervertrages beachten wie beispielsweise Annex II, Art. 29.

=> Diese Bedingungen müssen auch bei der Vergabe für ein Audit beachtet werden.

2. Unterauftrag während der Projektlaufzeit

• Die vorherige Zustimmung der Kommission ist nötig (Guide to Financial Issues, S. 34).
  
• Die Notwendigkeit des Untervertrages ist nachzuweisen.
• Der Untervertrag ist dem Annex I beizufügen.
• Restliche Voraussetzungen wie oben unter 1.

Der Unterauftragnehmer wird für seinen Beitrag zum Projekt durch den Vertragspartner, der ihn beauftragt hat, bezahlt. Er führt nur Handlungen für den Vertragspartner durch und steht nicht in einem direkten Verhältnis zur EU-Kommission; d.h. er hat keine Rechte und Verpflichtungen direkt gegenüber der Kommission. Er muss jedoch bestimmte Vorschriften gemäß Annex II, Art. 6 wie beispielsweise die Regelungen über die Vertraulichkeit beachten und seine Belege im Falle einer Überprüfung durch die Kommission i.R.v. Annex II, Art. 29 bis zu 5 Jahre nach Projektende aufheben.

In den nachfolgenden Fällen kann es zu Abgrenzungsschwierigkeiten kommen. Letztendlich kommt es immer auf den konkreten Einzelfall an, ob es sich um einen Unterauftrag handelt oder nicht.

1. Freiberuflicher Experte (Freelance expert) ("Guide to Financial Issues", S. 146)

Der Einsatz von freiberuflichen Experten entweder als hausinterne Berater oder als externe Berater können als Unterauftrag oder als eine Form von Personalkosten angesehen werden, jeweils in Abhängigkeit von der Bezeichnung und den Bedingungen des Vertrages zwischen dem Experten und den Vertragspartnern.

Grundsätzlich können Kosten für einen "Freelance expert" als Personalkosten abgerechnet werden, wenn:

• Weisungsgebundenheit gegeben ist
• ein Gehalt wie ein Arbeitnehmergehalt ausgezahlt wird
• die Infrastrukturen des Arbeitgebers genutzt werden
• die Ergebnisse der Arbeit dem Arbeitgeber zustehen

2. Unteraufträge im Vergleich zu Ressourcen Dritter (Third party contributions)

• Unterauftrag:
  Bei einem Unterauftrag liegt ein direkter Vertrag zwischen dem Vertragspartner der Kommission "A" und dem Unterauftragnehmer "B" vor. Ein Indiz für einen Unterauftrag ist die preisliche Vereinbarung zwischen A und B für die Dienstleistung (diese enthält meist Gewinn).
  
  
• Leistungen Dritter (Third party contributions):
  Bietet "B" dem "A" eine Arbeitsleistung innerhalb des Projektes an (basierend auf einem Vor-Vertrag und gegen Geld, meist ohne Gewinn), dann würde dies eher für eine Leistung eines Dritten sprechen. Die Voraussetzungen für die Einstufung als Leistungen Dritter müssten gemäß Annex II Artikel 19 e), "Guide to Financial Issues", S. 26 ff. vorliegen.

3. Unteraufträge im Vergleich zur dauerhaften Ausstattung (durable equipment)

Es ist möglich, dass die Beschaffung von Verbrauchsmaterial auch die dazugehörige Dienstleistung mit beinhaltet. Abhängig von der Natur der Dienstleistung kann sie entweder als Unterauftrag oder als Teil der Ausstattung eingeordnet werden. Ist die Dienstleistung Teil des "Paketes" des Ausstattungseinkaufes, so wird sie dieser auch zugeordnet und ist somit kein Unterauftrag.

Unteraufträge können jedoch ebenso Kosten für verschiedene Dienstleistungen enthalten, wie z.B. die Anmietung eines Raumes und die Bestellung eines Catering-Service für eine Konferenz oder die Erteilung von Druckaufträgen für die notewendigen Unterlagen einer bevorstehenden Konferenz im Rahmen des EU-Projektes.

4. Unteraufträge bei Audit-Zertifikaten (audit certificates)

Die Beauftragung eines externen Wirtschaftsprüfers ist ein Unterauftrag zwischen dem Vertragspartner (Contractor) und dem externen Prüfer. Hier kann auch der Wirtschaftsprüfer beauftragt werden, der bereits üblicherweise für den Vertragspartner tätig ist.

Öffentliche Einrichtungen mit eigener Innenrevision schließen keine Unterverträge mit ihrer Innenrevision ab.

Da der externe Prüfer unter transparenten Bedingungen ausgewählt werden muss, ist auch hier Annex II, Art. 6 mit all seinen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Wird auf einen Wirtschaftsprüfer zurückgegriffen, mit dem man üblicherweise geschäftlich zusammenarbeitet, so wird vermutet, dass die Vergabevorschriften bereits bei dessen Auswahl beachtet wurden.

Die Kosten für Audit-Zertifikate müssen als erstattungsfähige Kosten unter den Managementkosten des Konsortiums angesiedelt werden. Die MwSt. sind keine erstattungsfähigen Kosten.