Projektvorbereitung
Beteiligungsregeln
Die grundlegenden Prinzipien zur Teilnahme von Einrichtungen am 6.Forschungsrahmenprogramm der Europäischen Union sind in den sogenannten Beteiligungsregeln von Rat und Parlament festgelegt worden. Dieses Regelwerk liegt allen Dokumenten zugrunde, welche die Teilnahmemöglichkeiten detailliert ausformulieren. Dazu gehören sowohl der Mustervertrag, der von der Europäischen Kommission mit den Vertragspartnern für die einzelnen Instrumente geschlossen wird, als auch Informationspakete und Ausschreibungsunterlagen, welche Antragsteller bei der Sichtung konkreter Fördermöglichkeiten und bei der Antragstellung zu Grunde liegen sollten.
Teilnahmevoraussetzungen:
Teilnahmeberechtigt am Forschungsrahmenprogramm sind
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Rechtspersonen (Unternehmen, private und öffentliche Forschungseinrichtungen sowie Hochschulen, ggf. Privatpersonen)
- in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union
- in einem Beitrittskandidatenstaat
- in einem am Forschungsrahmenprogramm Assoziierten Staat
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Institute der Gemeinsamen Forschungsstelle (GFS) der EU
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"Internationale Organisationen von europäischen Interesse" (sofern sich die Mehrheit ihrer Mitglieder aus Mitgliedstaaten oder Assoziierten Staaten zusammensetzen und ihr Hauptziel die Förderung wissenschaftlicher und technologischer Zusammenarbeit in Europa ist).
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Drittstaaten: Unternehmen, private und öffentliche Forschungseinrichtungen sowie Hochschulen aus Drittstaaten können unter bestimmten Voraussetzungen am Rahmenprogramm teilnehmen, sie erhalten jedoch nicht zwingend einen finanziellen Beitrag für ihre Aktivitäten. Weitere Informationen zur Drittstaatenbeteiligung.
Die Partner in einem Konsortium müssen rechtlich unabhängig sein, d.h. zwischen ihnen darf kein Kontrollverhältnis bestehen, wie es z. B. bei Töchterfirmen größerer Industriekonzerne der Fall sein könnte.
In den thematischen Prioritäten werden die Mindestanforderungen an die Größe der Konsortien definiert als mindestens 3 Partner aus 3 verschiedenen teilnahmeberechtigten Staaten (davon mindestens 2 aus Mitgliedstaaten oder Assoziierten Kandidatenstaaten). Dieses kann aber in den Arbeitsprogrammen je nach Art des Instruments und den Zielen der FuE-Tätigkeit höher angesetzt werden. Spezifische Unterstützungsmaßnahmen (Begleitmaßnahmen) können auch von einzelnen Einrichtungen beantragt werden. Für die Maßnahmen im Zweiten Spezifischen Programm sowie für KMU-Maßnahmen gelten abweichende Anforderungen.
Einordnung einer Projektidee
Die Vorbereitung eines EU-Projekts (insbesondere in den neuen Instrumenten) ist im Vergleich zu rein nationalen Projekten in der Regel zeit- und arbeitsaufwendiger.
Um einen Antrag erfolgreich stellen zu können, muss man sich genauestens mit den Ausschreibungen der Kommission auseinandersetzen. Die Projektidee sollte so umfassend wie möglich auf die Ausschreibung passen. Ausschreibungen werden in den Arbeitsprogrammen der jeweiligen Thematik detailliert beschrieben. Bitte beachten Sie, dass Arbeitsprogramme üblicherweise jährlich überarbeitet werden und sich sowohl das Themenspektrum wie auch die Termine der geplanten Ausschreibungen (Roadmap) ändern können. Da die meisten Ausschreibungen vom Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung eine Einreichungsfrist von drei Monaten haben, empfiehlt es sich, mit der Projektvorbereitung schon deutlich vor der Veröffentlichung der Ausschreibung zu beginnen.
Bei der Antragstellung muss vor allem auf die Innovation des Projektes geachtet werden. Die Europäische Kommission hat im März 2005 eine Leitlinie (Innovation in FP6 - Guidelines for Applicants) hierzu erlassen. Sie soll die Antragsteller dabei unterstützen die Auswirkung auf die Innovation, die durch ihr Projekt potentiell besteht, darzustellen.
Einen knappen Überblick über das komplette Themenspektrum finden Sie hier.
Eine Übersicht über die aktuellen Ausschreibungen bietet der CORDIS-Server unter http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6OpenCallsPage; diese Internetseite bietet auch einen direkten Zugang zu allen relevanten Dokumenten für die Antragstellung sowie einen Zugang zu den nationalen Beratungsstellen. Unter http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6CallsPage können Sie mittels Schlagworten nach für Sie in Frage kommenden Ausschreibungen suchen.
Hilfe bietet Ihnen bei der Einordnung der Projektidee die Nationale Kontaktstelle Ihres anwendbaren Bereichs sowie EU-Referenten Ihrer Einrichtung.
Expressions of Interest (EoI)
Für die inhaltliche Gestaltung der Arbeitsprogramme kann die Kommission im Vorfeld der Ausschreibungen zur Einreichung von Interessenbekundungen (Expressions of Interest, EoI) aufrufen.
Aufrufe zur Einreichung von EoIs werde wie Ausschreibungen unter http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6OpenCallsPage veröffentlicht.
Eine Übersicht über die daraus resultierenden Projektskizzen und Kernkonsortien bietet die EoI-Datenbank der Kommission.
Bildung des Konsortiums
Für einen Antrag brauchen Sie ein Konsortium. Aus wie vielen Partnern das Konsortium mindestens bestehen muss, finden Sie im Ausschreibungstext.
Im Ausschreibungstext ist ebenfalls definiert, welches Instrument verwendet werden soll. Danach kann sich die Mindestteilnehmerzahl ebenfalls richten.
Wichtige Kriterien für die Zusammenstellung eines Konsortiums:
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Wissenschaftliche Exzellenz und Reputation der Projektpartner
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Engagement und Zeitbudget der Partner
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Erfahrung in der Beantragung und Durchführung von EU-Projekten
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Erfahrung im Management großer transnationaler Projekte
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Komplementäre Kompetenzbereiche und Fachkenntnisse
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Gemeinsame Interessen bei der Verwertung von Ergebnissen
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Möglichkeiten der Verbreitung von Ergebnissen
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Integration verschiedener Organisationstypen (z.B. KMU)
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Breite geographische Verteilung der Partner
Tipps zur Partnersuche
Partnersuche mittels Datenbanken
Für die Partnersuche hat die Kommission einen zentralen Internetservice auf dem Cordis Server unter http://cordis.europa.eu/partners-service/ eingerichtet.
Eine weitere Möglichkeit zur Partnersuche finden Sie hier.
Diese Datenbanken bieten auch die Möglichkeit, sich selber als Partner für in der Entstehung befindliche Konsortien anzubieten.
Rolle und Aufgaben der Beteiligten
Das 6.Forschungsrahmenprogramm kennt im Gegensatz zum 5. Rahmenprogramm nur noch eine Art von Vertragspartnern. Die Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenvertragspartnern entfällt. Der sogenannte Koordinator fungiert als Hauptansprechpartner für die Kommission und vertritt das Konsortium gegenüber Dritten. Er zeichnet im Auftrag des Konsortiums den Vertrag mit der Europäischen Kommission. Dem Koordinator kommt bei allen Projekttypen eine besondere Verantwortung im Projektmanagement zu, die in der Regel mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden ist. Neben der Koordinierung der wissenschaftlichen Arbeiten werden alle finanziellen und administrativen Belange bei ihm zusammengeführt. Er muss die Rolle als Motor, Ideengeber, Moderator und ggf. als Schlichter ausüben, Interessen bündeln und ausgleichen sowie eine geeignete Kommunikationsplattform bieten.
Die Partner unterstützen den Koordinator in der Wahrnehmung seiner Aufgaben. Je nach Ziel und Größe des Vorhabens kann das Konsortium spezielle Gremien wie Lenkungsausschüsse gründen, um Meinungsbildungsprozesse zu strukturieren. Die Rechte und Pflichten der Partner wie des Koordinators sind durch den Mustervertrag geregelt. Durch sogenannte Konsortialabkommen müssen diese spezifiziert und ergänzt werden. Die Verpflichtung zum Abschluß eines solchen Abkommens ist aus dem jeweiligen Arbeitsprogramm zu entnehmen.
Eine weitere Möglichkeit an einem Projekt teilzunehmen, ist als Unterauftragnehmer. Hierbei ist man jedoch nicht Vertragspartner der Kommission, sondern erbringt eine bestimmte Leistung, die für einen der Projektpartner notwendig ist. Unteraufträge gelten jedoch als Ausnahme und unterliegen den Voraussetzungen des Annex II, Artikel 6. Der IPR-Helpdesk hat dazu einen Leitfaden veröffentlicht.
Vorabprüfung der Projektidee (Pre-Proposal Checks)
Die Vorabprüfung eines Antrags (Pre-proposal Checks) können dazu dienen, AntragstellerInnen eine erste Einschätzung ihres Projektvorschlages zu geben. Dazu kann - so die Ausschreibungsunterlagen dies vorsehen - ein erster Entwurf für einen Vorschlag bei der Kommission zur Überprüfung eingereicht werden. Die Beurteilung erfolgt im wesentlichen im Hinblick auf formale Kriterien wie Mindestanzahl der Partner aus Mitgliedstaaten oder Assoziierten Staaten und kann ggf. auch eine inhaltliche Bewertung umfassen, insbesondere im Hinblick darauf, ob der Vorschlag Themenbereiche des aktuellen Aufrufs betrifft. Vorgesehen ist eine zeitliche Befristung, die vor dem eigentlichen Abgabetermin für Vorschläge liegt, sowie eine Einschränkung auf eine nur einmalige Nutzung dieses Informations- und Beratungsangebots der Europäischen Kommission. Des weiteren bieten die Mitarbeiter in den Nationalen Kontaktstellen im Rahmen ihrer Beratungstätigkeiten häufig eine Antragsdurchsicht insbesondere im Hinblick auf formale Kriterien an.
Tipps zur Antragstellung
Von der Idee zum Projekt
Aufgaben des Konsortiums:
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Identifizierung geeigneter Ausschreibungen
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Zuordnung zu relevanten Projektformen / Instrumenten
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Bildung des Konsortiums/Partnersuche
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Aufgabenverteilung im Konsortium
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Erstellen des Antrags mit Hilfe des elektronischen Einreichungssystems EPSS
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Einreichung des Antrags
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Vertragsverhandlung mit der Kommission und Vertragsunterzeichnung
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Abschluss eines Konsortialabkommens
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Einreichen von Berichten und Audit-Zertifikaten
Verantwortlichkeit der Kommission:
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Veröffentlichung der Ausschreibung auf Cordis Server und im Amtsblatt
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Bestätigung des Antragseingangs
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Überprüfung der Fördervoraussetzungen des eingereichten Antrags
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Bestellung unabhängiger externer Gutachter aus der Gutachterdatenbank der Kommission
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Evaluierung des förderfähigen Antrags mit Hilfe der externen Gutachter
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Erstellung einer Rangliste der Anträge auf der Grundlage der Bewertungen und Empfehlungen der Gutachter
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Benachrichtigung des Koordinators des Konsortiums über das Ergebnis der Begutachtung
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Information des Programmausschusses
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Aufnahme der Vertragsverhandlungen mit dem Konsortium
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Vorlage der zu fördernden Projekte im zuständigen Programmausschuß zur Stellungnahme
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Entscheidung der Kommission
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Vertragsverhandlung / Vertragsunterzeichnung (üblicherweise 6 - 8 Monate nach Einreichungsfrist)
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