Tipps zur Antragstellung

• Zeitrahmen
• Informationsmaterialien
• Gespräche mit Experten
• Partnersuche
• Konsortialabkommen
• Projektkoordination
• Formale Kriterien für einen guten Antrag

Zeitrahmen 

Die Vorbereitungen für einen EU-Antrag beginnen im Idealfall bereits mindestens sechs Monate vor Erscheinen des Ausschreibungstextes im Amtsblatt der EU .Die geplanten Ausschreibungstermine können der "Roadmap" eines jeden Arbeitsprogramms entnommen werden, eine vorausschauende Planung ist dem entsprechend über längere Zeiträume möglich.

Informationsmaterialien 

Neben Gesprächen mit Experten steht vor allem die Zusammenstellung und Nutzung der notwendigen Informationsmaterialien im Vordergrund der Vorbereitungen zur Antragstellung. Zu jeder Ausschreibung werden, ggf. unterschieden nach dem gewählten Förderinstrument, spezifische Materialien von der Kommission veröffentlicht. Die Inhalte der Informationspakete können im Rahmen des Internetangebotes von CORDIS und über das Angebot der deutschen NKS abgerufen werden. Antragsteller sollten unbedingt überprüfen, ob Informationspakete, die z. T. von der Kommission in gedruckter Form vorliegen, alle notwendigen Dokumente enthalten. Für die Antragstellung sollte neben dem Arbeitsprogramm und dem aktuellen Ausschreibungstext des jeweiligen Programmbereichs auch der Leitfaden für Antragsteller und das Evaluierungshandbuch zur Verfügung stehen. Darüber hinaus stellen der Mustervertrag sowie Dokumente zum gewählten Förderinstrument und zu den Finanzierungsregeln unverzichtbare Informationsquellen dar.

Gespräche mit Experten 

Bereits in der ersten Sondierungsphase eines Projektes sollte das Gespräch mit Experten zum Rahmenprogramm gesucht werden. Zu denen gehören auf regionaler Ebene Berater zum RP an Hochschulen und Forschungseinrichtungen ("EU-Referenten"), auf nationaler Ebene die Vertreter der Nationalen Kontaktstellen (NKS) sowie anderer Beratungsstrukturen und international gesehen z.B. Vertreter der Europäischen Kommission. Darüber hinaus kann versucht werden, sich mit Personen auszutauschen, die bereits als Gutachter von Projektanträgen in Brüssel tätig gewesen sind oder die sich als Antragsteller erfolgreich an Projekten im Rahmenprogramm beteiligt haben. Neben der Weitergabe von Standardinformationen können sich Antragsteller von diesen Experten auch Hinweise erhoffen, die über die allgemein erhältlichen Informationen hinaus gehen und insbesondere aus der z. T. langjährigen Erfahrung im Beratungsbereich resultieren.

Partnersuche und Zusammenstellung des Konsortiums 

In das erste Stadium der Vorbereitung eines Projektantrags fällt auch die Zusammenstellung des Konsortiums und in diesem Zusammenhang besonders die konkrete Suche nach Projektpartnern. Es gibt einige elementare Kriterien, die jeder Partner in einem Forschungsprojekt erfüllen sollte. Zu ihnen gehört z. B. die Einbringung exzellenter Qualifikationen und Erfahrung im jeweiligen Fachgebiet. Generell ist bei der Bildung eines Konsortiums darauf zu achten, dass sich die Kompetenzbereiche der einzelnen Partner komplementär ergänzen. Es bringt ein Projekt nicht vorwärts, wenn sich die Kompetenzen verschiedener Partner doppeln. Vielmehr lebt ein Projekt von den unterschiedlichen Impulsen, die nicht nur durch verschiedene Partnerinstitute oder -einrichtungen eingebracht werden, sondern die auch von Partnern aus verschiedenen Ländern transportiert werden können. So könnte ein Partner aus einer bestimmten Region Europas (denkbar wäre z.B. ein Beitrittskandidat)oder aus einem bestimmten Organisationstyp (z.B. KMU) ein Projekt thematisch sinnvoll ergänzen und ein bestehendes Projektkonsortium erheblich bereichern. Darüber hinaus sollten Antragsteller bei der Bildung eines Konsortiums unbedingt bedenken, dass gerade die Beteiligung von KMU im 6.RP besonders vorangetrieben werden soll; bietet sich die Aufnahme von KMU in ein Konsortium an, so sollte die Beteiligung auf jeden Fall gesichert werden. Es sollte jedoch stets darauf geachtet werden, dass die sinnvolle Umsetzung der Projektarbeit unbedingt im Vordergrund steht. Kein Projektantrag gewinnt allein durch die Aufnahme eines Partners aus einem bestimmten Organisationstyp oder Land. Je nach den Anforderungen, die das Förderinstrument an ein Projektkonsortium stellt, müssen verschiedene Auswahlkriterien bei der Wahl der Partner zugrunde gelegt werden. Hier könnten die Ausschreibungsbedingungen die besonders starke Einbindung eines bestimmten Organisationstyps in Projektanträge vorsehen, wie dies z.B. in CRAFT-Projekten der Fall sein kann. Kriterien dieser Art sollte unter allen Umständen Beachtung geschenkt werden.

Neben den Kriterien für Projektpartner, die sich durch die Anforderungen der Ausschreibung bzw. die Projektinhalte ergeben, gibt es eine Anzahl von Merkmalen, die - wenn ein Projektpartner über sie verfügt - die Arbeit im Projekt erheblich erleichtern können. Zu diesen Kriterien gehört u.a. eine engagierte Arbeit im Projekt und die Erkenntnis, dass die Arbeit an Projektanträgen an alle Partner, insbesondere aufgrund des notwendigen Zeitaufwandes, hohe Anforderungen stellt. Darüber hinaus ergänzt sich ein erfolgreiches Konsortium nicht nur durch komplementäre Fachkenntnisse und die für alle Partner gewohnte, interdisziplinäre Arbeitsweise, sondern auch durch Partner, die Erfahrungen bei der Einreichung von EU-Anträgen in das Konsortium einbringen. Gute Projektpartner wissen darüber hinaus, wie die Abläufe innerhalb der Europäischen Kommission funktionieren und können mit diesem System umgehen.

Idealerweise basiert die Zusammenarbeit in einem Konsortium auf bereits bestehenden Kontakten und Kooperationen. Ist dieser Weg nicht erfolgreich, kann z. B. auf eine Reihe nationaler wie internationaler Internetdatenbanken zurückgegriffen werden, in denen sich potentielle Projektpartner registriert haben. Empfohlen sei hier der CORDIS-Server der Kommission, der eine Partnersuche sowie eine Datenbank mit Informationen zu geförderten Projekten anbietet. In dieser Datenbank ist eine Recherche besonders lohnend, da hier erfolgreiche Partner eingetragen sind.

Regelungen im Konsortium / Konsortialabkommen 

Zu Beginn der Antragsphase sollten sich alle Projektpartner über die Rollenverteilung innerhalb des Konsortiums einigen und festlegen, wer als Koordinator des Projektes primärer Ansprechpartner der Kommission im Falle einer erfolgreichen Antragstellung sein wird. Im 6.RP gibt es nicht mehr länger die Unterscheidung zwischen "principal" und "assistant contractor"; alle Partner des Projektes sind unmittelbare Vertragspartner der Europäischen Kommission. Unterauftragnehmer ("subcontractor") sind hingegen keine direkten Vertragspartner der Europäischen Kommission, was u.a. bedeutet, dass sie nicht Eigentümer von Projektergebnissen sein können. Auch die Kostenkalkulation aller Partner und des gesamten Projektes wird in der Phase der Antragstellung notwendigerweise thematisiert. Jeder Partner kalkuliert die zu erwartenden Kosten entsprechend der übertragenen Aufgaben und Anforderungen. Der Koordinator fasst alle von den Projektpartnern zur Verfügung gestellten Informationen zur Gesamtkostenkalkulation des Antrags zusammen. Bei den neuen Instrumenten wird die Verteilung des Budgets von den Partnern in eigener Verantwortung vorgenommen. Die Kostenkalkulation eines Projektantrags muss die Planung eines Konsortiums für die Gutachter transparent machen, sie wird aber nicht Teil des späteren Vertrags sein, da sich die Europäische Kommission in diesem nur zur Zahlung einer Gesamtsumme an das Konsortium verpflichtet. Allerdings wird die Summe je nach einschlägigen Aktivitätstypen (FuE-Aktivitäten, Demonstration, Training, Management, Koordinierung, andere spezifische Aktivitäten) aufgegliedert sein. Es empfiehlt sich in jedem Fall, im Konsortialabkommen die Aufteilung der Mittel weitestgehend festzulegen. Die Verbreitung, Nutzung und Verwertung der zu erwartenden Ergebnisse ist ebenfalls ein elementarer Bestandteil der Diskussionen innerhalb eines Konsortiums in der Phase der Antragsvorbereitung. Darüber hinaus sollte geklärt werden, welchen Zugang man sich gegenseitig zu den Forschungsergebnissen gewähren möchte. Ein Konsortialabkommen muss im 6. RP bei Unterschrift des Vertrags mit der Kommission vorliegen und sollte bereits im Rahmen der Antragsvorbereitung von den Projektpartnern diskutiert werden. Hierbei bedürfen die Intellectual Property Rights (IPR) besonderer Beachtung.

Projektkoordination und Management

Exzellenznetze und Integrierte Projekte stellen per Definition hohe Anforderungen an einen Koordinator bzw. ein Managementteam, da der Managementaufwand nicht nur mit der Anzahl der Projektpartner proportional ansteigen kann, sondern weil dem Konsortium weitreichende Verantwortlichkeiten übertragen werden. Diese reichen von der finanziellen und administrativen Abwicklung (inkl. Audits) über die wissenschaftlich-technische Koordinierung und IPR-Management bis zur Durchführung von Unterausschreibungen. Fragen der Ethik sowie zu Thematiken der Chancengleichheit müssen Berücksichtigung finden. Jedoch sollten Antragsteller sich von den komplexen Anforderungen nicht abschrecken lassen und pro-aktiv an diesen Aspekt ihrer Projektplanung herangehen. Ein klar konzipiertes Managementkonzept mit eindeutigen Entscheidungsstrukturen wird im Antrag nicht nur erläutert, um damit bei den Gutachtern einen guten Eindruck zu machen; viel mehr müssen sich in ihm die Prinzipien manifestieren, die das Konsortium nicht nur für die Umsetzung des Projektes vorsieht, sondern die sowohl praktikabel als auch dem Projekt angemessen sind. Ein Konsortium kann externe Experten in der Funktion eines Beratungsgremiums (auch "Beirat") hinzuziehen; die Einbindung solcher Gremien, in denen z.B. Nutzer und/oder Industrievertreter regelmäßig über den aktuellen Zwischenstand der Projektarbeit mit den Durchführenden diskutieren, kann für ein Konsortium sehr hilfreich sein. Darüber hinaus ist eine Erläuterung von Mechanismen zur Informationsweitergabe (z.B.durch Websites, Newsletter und regelmäßige Treffen)innerhalb eines Konsortiums ebenso wichtig wie klare Absprachen unter allen Partnern bezüglich Schutz, Verbreitung und Nutzung der "Intellectual Property Rights " (IPR). Diese Absprachen werden von allen Partnern im Konsortialabkommen festgelegt, welches auch die projektinternen Pflichten der Partner bezüglich der Erstellung von Berichten regelt.

Formale Kriterien für einen guten Antrag 

- Formale Aspekte

Anträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, unvollständig sind oder die Einreichungsfrist versäumt haben, werden von der Evaluierung ausgeschlossen und aus rein formalen Gründen abgelehnt. Auf folgende elementare Punkte sollte daher geachtet werde:

• Eingang des Antrag vor Ablauf der Einreichungsfrist (bei Einreichung per Post zählt nicht der Poststempel sondern ausschließlich das Datum des Eingangs)

• Korrekte Einreichungsadresse

• Benutzung aktueller Antragsformulare für den jeweiligen Maßnahmentyp

• Vollständigkeit der Antragsunterlagen

• Mindestpartnerzahl wird erfüllt und liegt idealerweise deutlich über der Mindestanforderung

Anträge müssen im 6. Rahmenprogramm nicht mehr unterschrieben werden!

- wissenschaftlich-technologischer Inhalt

Ein elementarer Bestandteil des Antrags sind die Erläuterungen zum wissenschaftlich-technologischen Inhalt des Projektes. Dieser muss sich eng an den Zielen und Inhalten der Ausschreibung orientieren und kann - ohne komplette Passage zu übernehmen - die Terminologie aus dem Ausschreibungstext und/oder dem Arbeitsprogramm aufgreifen. Die Fragestellungen und Zielsetzungen des Projekts sollten in diesem Teil klar und präzise definiert und die innovativen Aspekte betont weren. Ethische und sozio-ökonomische Implikationen sollten wo relevant berücksichtigt werden.

Bei Integrierten Projekten und Gezielten Spezifischen Projekten (STREPs) müssen die konkreten Ergebnisse, die aus dem Projekt zu erwarten sind dargestellt werden (z. B. Produkte, Verfahren, Dienstleistungen, Patente, Prototypen, Methoden, Techniken, Statistiken, wissenschaftliche Daten, Veröffentlichungen, Veranstaltungen etc.). Im Arbeitsplan muss das Konsortium die Aufgabenverteilung und das Zusammenspiel der einzelnen Partner erläutern (z. B. anhand von PERT- oder Gantt-Diagrammen). Hier sollte die Struktur der Projektplanung transparent und die inhaltliche und strukturelle Verknüpfung der einzelnen Teile des Gesamtprojektes miteinander deutlich werden. Verschiedene Etappen eines Projektes, z. B. das Erreichen bestimmter Ziele oder Lieferleistungen, werden ebenfalls im Projektplan eingezeichnet und dienen nicht nur dem Konsortium zur strukturellen Ordnung der Projektarbeit, sondern in der Evaluierungsphase ebenso den Gutachtern dazu, die Umsetzungspläne des Konsortiums nachzuvollziehen und zu beurteilen. Somit erleichtert ein übersichtlicher, eindeutiger und nachvollziehbarer Arbeitsplan insbesondere die Arbeit der Gutachter. Diese Aspekte greifen dann auch in dem Teil des Antrags, in dem die Projektpartner zum einen und das Management des Projektes zum anderen vorgestellt werden. Die Vorstellung jedes Projektpartners sollte eine Übersicht über alle an der Projektarbeit beteiligten Personen des jeweiligen Forschungsteams, eine Erläuterung der Fachkenntnisse und Erfahrungen, Publikationshinweise sowie Details zu Infrastruktur und Etat des jeweiligen Partners zur Verfügung stellen. Zu beachten ist, dass die Darlegung der Expertise der beteiligten Partner eng am jeweiligen Projekt erfolgt und ebenfalls erläutert werden sollte, wie bestehende Fachkenntnisse effizient in der Projektarbeit genutzt werden. Auch sollte deutlich hervorgehoben werden, welche Methoden oder Verfahren genutzt sowie auf welche Ressourcen/ Infrastrukturen zurückgegriffen werden kann.

- Layout und Struktur des Antrags

Der wissenschaftlich-technologische Inhalt steht im Vordergrund einer Begutachtung. Dennoch können auch die Form, Struktur sowie sprachliche Aspekte einen großen Einfluss auf die Gutachter haben und sollten deshalb auf keinen Fall außer acht gelassen werden. Im Leitfaden für Antragsteller finden sich nicht nur Hinweise zu den inhaltlichen Anforderungen eines Antrags, sondern ebenfalls zu äußerlichen Aspekten wie z. B. der Struktur oder der Länge einzelner Kapitel. Die Strukturierung und das Layout des Antrags bieten dem Antragsteller die Chance, den Gutachtern die Durchsicht des Antrags zu erleichtern und so einen positiven Einfluss auszuüben:

• Kurze Absätze

• Aufzählungslisten

• Hervorheben von Schlüsselbegriffen durch Fett- oder Kursivdruck

• illustrierende Diagramme und/oder Tabellen

• Vermeiden von wortreichen Erläuterungen
  
  
  

- Sprache

Auch die Sprache spielt bei der Evaluierung des Antrags eine sehr wichtige Rolle. Obwohl es möglich ist, einen Antrag in jeder der offiziellen Amtssprachen der EU einzureichen, sollten Anträge in jedem Fall auf englisch eingereicht werden. Von Vorteil kann es sein, wenn ein Muttersprachler, der nicht unbedingt an der Antragstellung beteiligt gewesen sein muss, den Text auf seine Verständlichkeit sowie auf Fehler überprüft. Kein Antrag wird aufgrund sprachlicher Unzulänglichkeiten abgewiesen werden, doch erleichtert eine fehlerfreie Darstellung der Inhalte den Gutachtern die Antragsdurchsicht und hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig sind hier insbesondere:

• korrekte und leicht verständliche englische Sprache

• klare und präzise Formulierung

• Vermeidung von Redundanzen

• schlagkräftiger und selbsterklärender Titel

• leicht merkbares Akronym

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