Dokumente für die Antragstellung

Der Ausschreibungstext wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und enthält neben den genauen Themen der Ausschreibung auch Informationen über die Maßnahmen, die im Rahmen der jeweiligen Ausschreibung beantragt werden können. Darüber hinaus finden sich mit dem Datum der Ausschreibungsfrist und der Kennziffer hier die elementaren Eckdaten einer jeden Ausschreibung. Der Ausschreibungstext informiert über die aufgerufenen Fachgebiete eines Programms, die möglichen Maßnahmentypen sowie die teilnahmeberechtigten Länder bzw. Einrichtungen. Zudem wird auf die Unterlagen und Informationsmaterialien verwiesen, die Antragsteller zur Erstellung und Einreichung eines Antrags benötigen. Weiterhin enthält ein Ausschreibungstext auch das Datum der Abgabefrist und Information zum Antragsverfahren der jeweiligen Ausschreibung. Generell wird zwischen einstufigen Antragsverfahren, geschlossenen oder offenen zweistufigen Antragsverfahren und offenen Aufrufen unterschieden. Bei unterschiedlichen Antragsverfahren ist z.T. mit erheblichen Unterschieden in der Zeitplanung der Antragsvorbereitung zu rechnen; ein Aspekt, der auf jeden Fall bei der zeitlichen Planung der Projektvorbereitung in Erwägung gezogen werden sollte.

Arbeitsprogramme 

In den Arbeitsprogrammen des 6.RP werden neben den Zielen und der Programmphilosophie für jeden Bereich auch die genauen Themen sowie die Instrumente, die zur Umsetzung zur Verfügung stehen, festgelegt. Außerdem findet sich hier die "Roadmap" des Programmteils, in der die geplanten Ausschreibungen inkl. der für Ausschreibung, Einreichungsfrist sowie Vertragsabschluß anvisierten Daten einzusehen sind. Bei den Arbeitsprogrammen handelt es sich jedoch um Dokumente, die regelmäßig (üblicherweise jährlich) überarbeitet werden. So können sich z. T. von einer Ausschreibung zur nächsten elementare Veränderungen ergeben, z. B. was die in der "Roadmap" enthaltenen Daten angeht; aus diesem Grund ist es unbedingt notwendig, stets die aktuellsten Versionen der Dokumente einzusehen.

Leitfaden für Antragsteller 

Für jede Ausschreibung steht ein eigener Leitfaden für Antragsteller zur Verfügung, der auch nur für diese Ausschreibung verwendet werden kann. Der Leitfaden enthält die für die jeweilige Ausschreibung konkret relevanten Informationen sowie die Ausschreibungsunterlagen, unter denen sich nicht nur die entsprechenden Formulare, sondern ebenso Erläuterungen zum Ausfüllen befinden. Es ist unbedingt zu beachten, dass nicht nur Unterschiede zwischen den Anforderungen der einzelnen Bereiche des RP bestehen, sondern dass die Informationen sich im Einzelfall von einer Ausschreibung zur nächsten ändern können. Die Verwendung eines veralteten Leitfadens kann somit unter Umständen zum Ausschluss eines Antrags führen. Aus diesem Grund sollte man sicher gehen, bei der Antragstellung immer die aktuellste Version der Unterlagen zu verwenden. Antragsteller sollten ebenfalls die weitergehenden Informationen nutzen, die zu den einzelnen Instrumenten des RP zur Verfügung stehen. Diese Dokumente enthalten Details zu allgemeinen Aspekten wie z. B. Größe eines Projektkonsortiums oder einer typischen Projektdauer und geben darüber hinaus hilfreiche Hinweise bezüglich Finanzmodalitäten, Vertragsaspekten sowie Umsetzung und Management der Projekte.

Evaluierungshandbuch 

Das Evaluierungshandbuch enthält die Kriterien anhand derer ein Antrag von den Experten im "Peer Review Verfahren" bewertet wird.. Es finden sich neben allgemeinen Hinweisen für die Gutachter auch Übersichten zu den Mindestpunktzahlen für die verschiedenen Bereiche eines Antrags sowie die unterschiedlichen Gewichtungen, die in die abschließende Gesamtbewertung der Gutachter einfließen. Die Tatsache, dass diese Kriterien allen Antragstellern zur Verfügung stehen, ermöglicht es, sie bei der Antragstellung in den Projektentwurf einfließen zu lassen.

Mustervertrag 

Für die Festlegung der Rechte und Pflichten aller an einem EU-Projekt beteiligten Parteien wird ein Vertrag geschlossen, für den die Europäische Kommission einen sog. Mustervertrag vorlegt. Dieser Vertrag wird vom Koordinator eines Projektes sowie der Kommission unterzeichnet und bindet alle Partner des Konsortiums, die in ihm auch namentlich aufgeführt werden. Bereits in der Vorbereitungsphase des Projektantrags gehört der Mustervertrag zu den Dokumenten, die unbedingt von allen Partnern eingesehen werden sollten, da sich aus ihm wichtige Hinweise für das gesamte Projekt ziehen lassen.

Ausschreibungstext

Arbeitsprogramme

Leitfaden für Antragsteller

Evaluierungshandbuch

Mustervertrag

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