Leistungen Dritter / Third party contributions

1. Was sind Leistungen Dritter / Third party contributions?

2. Voraussetzungen

3. Formblatt C

4. Auditzertifikate

5. Besondere Bedingung / Special Clause 23

• Bei Anwendung der Special Clause 23 gelten besondere Voraussetzungen
• Special Clause 23 bis

Leistungen Dritter: Leistungen Dritter (Third party contributions) sind entweder Sachleistungen oder finanzielle Zuwendungen, die einem Vertragspartner von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden. Grundlage ist eine vorausgehende Vereinbarung zwischen dem Vertragspartner und dem Dritten. Die Leistungen des Dritten müssen konkret in Annex I genannt werden (Annex II, Art. 1.29; 19 e).

Die Kosten können von der EU erstattungsfähig sein, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind (s.a. Annex II Artikel 19 e) "Guide to Financial Issues", S. 26ff)

Bei Leistungen Dritter muss:

• es sich um erstattungsfähige Kosten i.S.v. Annex II, Art. 19 handeln
• eine Vereinbarung zwischen Vertragspartner und Dritten vor dessen Projektbeitrag (nicht notwendigerweise vor Vertragsunterzeichnung) vorliegen
• die vorausgehenden Vereinbarung der Kommission vorgelegt werden und
• die Kommission ihre Zustimmung erteilen

Beiträge Dritter sollten im technischen Anhang zum Mustervertrag (Annex I) kenntlich gemacht werden oder, wenn sie nach Projektstart anfallen, dem technischen Anhang nachträglich beigefügt werden. Die erstattungsfähigen Kosten müssen im Einklang mit den üblichen Buchhaltungsgrundsätzen des Dritten stehen und spätestens zum Datum der Ausstellung des Audit-Zertifikates in der Buchhaltung des Dritten erfasst sein.

Die Zuwendungen / Beiträge eines Dritten müssen in Formblatt C deklariert werden:

• Werden sie durch den Vertragsnehmer erstattet, so sind sie je nach Aktivität in der Tabelle unter 2. auf Formblatt C als entstandene direkte Kosten unter "Third Parties" zu vermerken. Dabei muss das Kostenmodell des Vertragpartners angewandt werden.
  
  
• Werden sie nicht durch den Vertragsnehmer erstattet und sind die Zuwendungen / Beiträge des Dritten nur für das EU-Projekt erbracht worden, so handelt es sich um Einkünfte i.S.v. Annex II, Art. 23. Diese sind dann unter Nr. 3 auf Formblatt C des Vertragsnehmers zu vermerken. Zuwendungen und Beiträge Dritter werden nur dann nicht als Einkünfte betrachtet, wenn die Verwendung der Mittel im freien Ermessen des Vertragspartners der Kommission (Contractor) lag.
  
  
• Bei Anwendung der Special Clause 23 muss der Dritte ein eigenes Formblatt C unter Anwendung seines eigenen Kostenmodells einreichen.

• Die Kosten Dritter müssen durch das Audit-Zertifikat belegt werden. Dabei sind für das Audit-Zertifikat die Voraussetzungen des Annex II, Art. 26 und des Guide to Financial Issues, S. 96 zu beachten. Die Abrechnung der Auditkosten erfolgt unter Managementkosten und diese werden zu 100 % erstattet.

• Wird Special Clause 23 angewandt, so muss der Dritte ebenfalls ein eigenes Audit Zertifikat vorlegen.

Die Special Clause 23 regelt als besondere Bedingung die Leistungen Dritter vor allem bei der EWIV (Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung) und bei den gemeinsamen Forschungseinrichtungen (GFS) / Joint Research Units (JRU). Hierbei schließt beispielsweise lediglich die EWIV den Vertrag als Vertragspartner mit der Kommission ab.

Special Clause 23 kann in solchen Fällen angewendet werden, in denen ein Vertragpartner mehrere einzelne Rechtspersonen repräsentiert und einzelne Mitglieder oder alle Mitglieder dieser Vereinigung an dem Projekt beteiligt sind. Die einzelnen Mitglieder einer Vereinigung können dann als "Dritte" angesehen werden und stehen der Kommission nicht als "direkter" Vertragspartner gegenüber. Sie stellen dem Vertragspartner finanzielle Beiträge oder Zuwendungen zur Verfügung.

      Bei Anwendung der Special Clause 23 gelten besondere Voraussetzungen:

• die Aufgaben der am Projekt beteiligten Mitglieder (third parties) müssen in Annex I fixiert werden

• die Kosten der Mitglieder können als erstattungsfähige Kosten eingestuft werden, wenn sie den Voraussetzungen von Annex II, Art. 19 entsprechen

• die Kosten dürfen keine Einkünfte des Projekts i.S.v. Annex II, Art. 23 darstellen

• die Mitglieder müssen ihr eigenes Kostenmodel zu Grunde legen, hiernach richtet sich auch die Erstattung der Kosten durch den Koordinator

• die Mitglieder müssen ein Formblatt C erstellen und ihr eigenes Audit-Zertifikat beim Vertragspartner einreichen

• der Vertragspartner muss für jedes in der Special Clause genanntes Mitglied ein Formblatt C, einen zusammenfassenden Finanzbericht über die Summen seiner eigenen erstattungsfähigen Kosten sowie die jedes Mitgliedes und ein Audit i.S.v. Annex II, Art. 26 vorlegen

      Special Clause 23 bis

• handelt es sich um eine Marie-Curie-Aktivität, so findet die Special Clause 23 bis Anwendung

Mustervertrag Annex II

Guide to financial issues

Special Clauses

Guide How and When to Use Special Clauses

Infoblatt_Leistungen_Dritter

Frau Judith Schallnau
PT-DLR
EU-Büro des BMBF
Telefon: 0228/3821-639
E-Mail: judith.schallnau@dlr.de

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