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Finanzierungsrichtlinien
Guide to Financial Issues - Leitfaden der EU
Die Finanzierungsrichtlinien der Europäischen Kommission (EC) basieren vorwiegend auf dem Mustervertrag für Projekte im 6. Forschungsrahmenprogramm der EU (insbesondere Annex II) und zum anderen auf der sogenannten "Guide to Financial Issues" der Europäischen Kommission. Die Art und Höhe der Zuwendung leitet sich ab aus den Förderinstrumenten, den Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen, den jeweiligen Kostenmodellen, den anrechenbaren Kosten sowie der vertraglichen Vereinbarung.
Der Guide to Financial Issues (Financial Guidelines) stellt eine detaillierte Interpretation des Mustervertrags im Bereich der finanziellen Abwicklung von EU-Projekten dar und bietet darüber hinaus Modellrechnungen über den Umgang mit verschiedenen Kostenarten (Personalkosten, Investitionsgüter, Reisekosten, Verbrauchsmaterial, Unteraufträge) an. Der vorläufig letzte Entwurf wurde im April 2004 vorgelegt. Das Dokument umfasst umfangreiche Informationen zu den finanziellen Aspekten der Projektdurchführung, enthält relevante Referenzen und konkrete Beispiele und sollte als ein Nachschlagewerk und Referenzhandbuch zur Projektfinanzierung im 6. Forschungsrahmenprogramm verstanden werden. Für das 5. Rahmenprogramm gilt dieses Dokument nicht, hier haben die bisherigen Regelungen weiterhin Gültigkeit.
Die Kommission beabsichtigt weiterhin nicht, den "Guide to Financial Issues" formal zu verabschieden, sie betrachtet es als ein internes Dokument zur Unterstützung von Kommissionsbediensteten und Projektdurchführenden. Die Kommission sieht sich an diese Richtlinien gebunden, auch wenn das Dokument rechtlich keine Relevanz besitzt.
Im Guide to Financial Issues wird im Annex 9, S. 221ff eine umfassende Liste aller möglichen Sonderregelungen (Special Clauses) wiedergegeben. Besonders hervorzuheben sind hier folgende Sonderregelungen:
- Regelungen zur Beibringung von Bankgarantien (Special Clause 6, S. 231ff))
- Befreiung von der gemeinschaftlichen Haftung (Special Clause 8, S. 232)
- Ausschluss bestimmter Kosten von der Förderfähigkeit im Falle von SSAs, Marie-Curie Maßnahmen und KMU-Maßnahmen (Special Clause 11, S. 233)
- Aufhebung der Jährlichkeit für Audit Zertifikate für IP oder NoE (in Ausnahmefällen, z. B. bei besonders grossen Konsortien kann vereinbart werden, dass Audit Zertifikate abweichend von den jährlichen Berichtsperioden eingereicht werden) (Special Clause 32, S. 244)
- Infrastruktur Design Studien: Einrichtungen, die auf der Basis von Zusatzkosten (AC) abrechnen, können bis zu 100% ihrer Kosten erstattet bekommen (Special Clause 33, S. 244)
- Die Kommission hat den Special Clause Nr. 39 veröffentlicht. Dieser sieht vor dass es keiner Prüfbescheinigung bedarf, wenn der finanzielle Beitrag der Kommission für einen oder mehrere Berichtsprioden unter 150.000 € liegt.
Die Kommission hat am 10.03.2004 einen Leitfaden zur Anwendung der Special Clauses veröffentlicht, der inzwischen aktualisiert wurde. Der Leitfaden stellt eine Kommentierung der Special Clauses dar und gibt an, wann bzw. in welchen Fällen diese angewendet werden können.
Frequently Asked Questions
Die Kommission hat die am häufigsten gestellten Fragen (Frequently asked Questions) zum Thema Mustervertrag und der Finanzierung von EU-Projekten zusammengestellt. Diese wurden im April 2005 vor allem in Bezug auf Fragen zu Kosten ergänzt.
Grundsatz der Förderung
Grundsatz der Förderung ist das Gebot der Transparenz, „Nicht-Diskriminierung“ und das Doppelfinanzierungsverbot. Letzteres bedeutet, dass ein Projekt, welches bereits national gefördert wird, nicht über weitere EU-Mittel finanziert werden darf. Ausgenommen hiervon sind Strukturfördermaßnahmen.
Die Förderquote im 6. FP richtet sich nach dem Instrument und der durchzuführenden Maßnahme. Bei den NOE’s handelt es sich um einen Zuschuss zur Integration (Annex III.1 Def.2), bei den übrigen Instrumenten (IP, STREPS, KMU-Maßnahmen, I3, Coordination Action, SSA) um einen Zuschuss zum Budget. In einigen wenigen Ausnahmen (Mobilitätsmaßnahmen und Maßnahmen bezüglich Humanressourcen) wird eine Pauschale angesetzt (Annex II Teil B II.24).
Generell ist zu beachten, dass es im FP6 keine Kostenkategorien mehr gibt. Unterschieden wird lediglich zwischen Koordinierungsaufwand und den übrigen Kosten (Annex II Teil B II.19 bis 21).
Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten sowie Beiträge zur Förderung der Innovation werden üblicher Weise für Vollkostenrechner bis zu max. 50% gefördert. Demonstrationsaktivitäten erhalten bis zu max. 35%. Alle Aktivitäten der Zusatzkostenrechner werden zu 100% gefördert.
Trainingsaktivitäten, Magementaktivitäten sowie andere spezifische Aktivitäten können unabhängig vom Kostenmodell mit einer Förderrate von bis zu 100% der direkten Kosten erstattet werden. Managementaktivitäten jedoch nur mit einer Summe von max. 7 % des EU-Beitrags zum Projekt.
Koordinierungsmaßnahmen (Coordination Actions) und Spezifische Unterstützungsmaßnahmen (Specific Support Actions = Begleitmaßnahmen) können unabhängig vom Kostenmodell bis zu 100% aus dem EU-Beitrag finanziert werden.
Vollkostenrechner (FC) können ihre realen indirekten Kosten in den Ansatz bringen (die dann entsprechend der Förderrate erstattet werden). Zusatzkostenrechner (AC) und Vollkostenrechner mit pauschaler Erstattung der indirekten Kosten (FCF) erhalten eine Pauschale in Höhe von 20% der direkten Kosten als Overheads. Für Vollkostenrechner gilt bei den Instrumenten Koordinierungsmaßnahmen (Coordination Actions) und Spezifische Unterstützungsmaßnahmen (Specific Support Actions) folgende Einschränkung: Sie können bei diesen Instrumenten wie AC und FCF Rechner nur eine Pauschale in Höhe von 20% der direkten Kosten als Overheads abrechnen.
Eine Übersicht über die Förderquote finden Sie in der Abbildung (Annex II Teil B II.25).
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ERSTAT- TUNGS- RATEN |
Forschung und Techno- logische Entwicklung |
Demon- strations Aktivitäten |
Ausbildungs- maßnahmen (Training) |
Management des Konsortiums |
Andere spezifi- zierte Aktivitäten |
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Exzellenz- netze |
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100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
100% |
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Integrierte Projekte |
FC/FCF=50% ACF=100% |
FC/FCF=35% ACF=100% |
100% |
100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
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Spezifische gezielte Forschungs- oder Innovations- projekte (STREPs) |
FC/FCF=50% ACF=100% |
FC/FCF=35% ACF=100% |
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100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
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Spezielle Unter- stützungs- maßnahmen für KMUs |
FC/FCF=50% ACF=100% |
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100% (nur Kollektiv- forschung) |
100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
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Integrierte Infrastruktur Initiativen (3I) |
FC/FCF=50% ACF=100% |
FC/FCF=35% ACF=100% |
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100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
100% |
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Koordinier- ungs- maßnahmen |
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FC=100% Overhead bis max.20% |
100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
FC=100% Overhead bis max.20% |
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Spezifische Unterstütz- ungs- maßnahmen |
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100% bis max. 7% des Gemein- schafts- beitrags |
FC=100% Overhead bis max.20% |
Förderfähige Kosten
Kosten werden dann von der EC angerechnet, wenn nachgewiesen werden kann, dass sie tatsächlich während der Projektlaufzeit entstanden sind, wirtschaftlich und für das Projekt notwendig und belegbar sind (Annex II Teil B II.19, 1). Es gelten die Buchführungsregeln der jeweiligen Teilnehmer (Annex II Teil B II.19 Abs. 1b). Die EC verlangt durch externe Buchprüfer eine Zertifizierung der Kosten (Annex II Teil B II.26). Nicht förderfähige Kosten sind Gewinne/Profite, Steuern einschl. (MwSt.), Zinsen, Umtauschverluste und sonstige Verluste, Kosten, die in anderen EU-Projekten angefallen sind, Schulden sowie überteuerte oder wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben (Annex II Teil B II.19, 2). Personalkosten sind generell anrechenbar wobei Teilnehmer, die nach dem Zusatzkostenmodell abrechnen, für fest angestelltes Personal nur die zusätzlich für das Projekt angefallenen Kosten abrechnen können.
Die Leistungen Dritter („Third Party Contributions“) können ebenfalls als förderfähige Kosten anerkannt werden. Hierzu müssen die Voraussetzungen von Annex II Artikel 19 e) vorliegen.
Einkünfte
Zuwendungen und Sachmittel von Dritten, die für das spezifische Projekt vorgesehen sind, müssen bei Projektbeantragung angegeben werden. Ebenso Einkünfte, die während bzw. aus dem Projekt entstehen (z.B. durch den Verkauf von Geräten, die mit Hilfe der Fördergelder angeschafft wurden). Diese Einkünfte werden bei der Zuwendung berücksichtigt. Unberücksichtigt sind Einkünfte aus Lizenzen oder Patenten, die aus dem Projekt hervorgegangen sind. Für Zusatzkostenrechner spielen Einkünfte keine Rolle bei der Berechnung des Beitrags der EC, Gewinne aus dem Projekt sind jedoch anzugeben (Annex II Teil B II.23; Guidelines to finacial Issues §3.1.3.3.1, S. 66).
Managementkosten
In den Managementkosten enthalten sind Audit Zertifikate, Unterausschreibungen für zusätzliche Teilnehmer, Kosten, die aus dem Konsortialvertrag entstehen, finanzielle Sicherheiten (Bankgarantien), Koordinierungskosten der Projekttätigkeiten, Verwaltungskosten des Budgets, Kosten, die entstehen durch die Klärung von legalen, vertraglichen, ethischen, budgetären und administrativen Fragestellungen sowie Kosten, die hervorgehen aus dem Wissensmanagement, der Verbreitung von Wissen, Technologietransfer und Innovation (Annex II Teil A II.2 Abs. 4). Managementkosten können zu 100 % abgerechnet werden bis zu einer Höhe von 7 % des Gesamtprojektbudgets (Annex II Teil B II.25 letzter Absatz). Darüber hinaus anfallende Managementkosten können nach individueller Prüfung durch die Kommission zu 50 % abgerechnet werden. Kosten für Audit Zertifikate und Kosten, die bei Unterausschreibung entstehen, müssen vorrangig berücksichtigt werden. Es kann passieren, dass bei großen Projekten mit vielen Projektpartnern allein durch die Audits das Budget für Management ausgeschöpft wird! Hier empfiehlt sich, technische Managementkosten anderen Aktivitäten zu subsumieren, selbst mit der Gefahr nur 50% dieser Kosten gefördert zu bekommen.
Kostenmodelle
Die Europäische Kommission unterscheidet zwischen drei verschiedenen Kostenmodellen (Annex II Teil B II.22). Dem Vollkostenmodell, bei dem die tatsächlichen direkten und indirekten Kosten ausgewiesen werden können. Dem Vollkostenmodell mit pauschalierter Overheadrate, bei dem die tatsächlich direkten Kosten zuzüglich einer Pauschale von 20 % auf die direkten Kosten (abzüglich Unteraufträge) für die indirekten Kosten (Gemeinkosten) angerechnet werden können und dem Zusatzkostenmodell. Hier werden bei der Förderung alle tatsächlich entstandenen direkten Kosten zuzüglich einer Pauschale von 20% auf die direkten Kosten für die Gemeinkosten angerechnet, die zusätzlich aufgrund der Durchführung des Projektes entstanden sind. Auch hier sind die Unteraufträge zuvor aus den direkten Kosten für die Berechnung der Gemeinkosten abzuziehen. Einrichtungen wählen ein Kostenmodell für die gesamte Laufzeit des RP wobei zu beachten ist, dass ein Wechsel von FC nach FCF bzw. AC und von FCF nach AC nicht möglich ist (Annex II Teil B II.22, 4). Außerdem ergibt sich eine Besonderheit bei den Instrumenten CA und SSA, bei denen auch Vollkostenrechner nach dem pauschalierten Vollkostenmodell abrechnen müssen.
Die Kommission hat zu den Kostenmodellen einen Leitfaden veröffentlicht. Des weiteren können detailierte Erläuterungen dem Guide to Financial Issues ab Seite 43 (Punkt 2.4) entnommen werden.
Das Vollkostenmodell ist das Standardmodell und soll sukzessive von allen Organisationen mit analytischer Buchhaltung übernommen werden. Das Vollkostenmodell wird insbesondere von privaten oder kommerziellen Unternehmen angewendet. Die Teilnehmer rechnen förderfähige direkte und indirekte Kosten ab. Die Förderquote bestimmt sich nach den Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen. Eine 50%-ige Förderung erhalten alle Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten sowie Innovation, zu 35% gefördert werden Demonstrationsvorhaben und zu 100 % werden Management und Trainingsaktivitäten gefördert (Annex II Teil B II.22, 1 u 2).
Das Vollkostenmodell mit pauschalierter Overheadrate sieht eine anteilige Förderung der direkten Kosten wie oben beschrieben vor, wobei die Gemeinkosten mit einer Pauschale von 20 % auf die direkten Kosten berechnet werden abzüglich der Unteraufträge. Das Modell ist Organisationen vorbehalten, die über keine analytische Buchführung verfügen. KMU haben die Möglichkeit, zwischen dem Vollkostenmodell und dem pauschalierten Vollkostenmodell zu wählen. Im Vergleich zum FP5 stellt dieses Modell eine Verschlechterung dar, da bisher 80 % der direkten Kosten minus Unteraufträge für die Gemeinkosten berechnet werden konnte (Annex II Teil B II.22, 1 u 2).
Das Zusatzkostenmodell steht allen öffentlichen Einrichtungen und internationalen Organisationen offen, die keine detaillierten Vollkosten ausweisen können, d.h. über keine analytische Buchführung verfügen. Diese Organisationen können alle direkten Kosten zu 100 % abrechnen, die zusätzlich aufgrund der Durchführung des Projektes entstanden und nicht durch andere Finanzquellen abgedeckt sind. Die Gemeinkosten werden mit einer pauschale von 20% auf alle zusätzlichen direkten zusätzlichen Kosten (abzüglich der Unteraufträge) berechnet. Personalkosten im Rahmen des Zusatzkostenmodells können vollständig abgerechnet werden, wenn das Personal direkt auf dem Projekt arbeitet und damit einen zeitlich befristeten Arbeitsvertrag hat. Ebenso behandelt werden Doktoranten mit zeitlich befristeten Arbeitsvertrag. Kosten von Personal mit Dauervertrag können dann abgerechnet werden, wenn deren Vertrag ganz oder teilweise auf die Einwerbung von Drittmittel basiert (Annex II Teil B II.22, 1 u 2 u 3).
Zahlungsmodalitäten
Entgegen dem FP5 gibt es im FP6 keine Vor-Aufschlüsselung des Budgets zwischen den Partnern im Vertrag mehr. Die Zahlung erfolgt an den Koordinator, der entsprechend der Entscheidung des Konsortiums das Geld unmittelbar nach Erhalt an seine Partner weiterleiten muss. Die Förderung erfolgt im Rahmen von periodischen Vorauszahlungen, die bei den IP’s und NOE’s jährlich erfolgt, für die anderen Instrumente im Vertrag spezifisch geregelt werden. Der Vorschuss umfasst eine Zahlung von 85% der beantragten Mittel bei Instrumenten ohne gemeinschaftlicher Haftung 80% (Core Contract Art. 8).
Die KOM behält sich vor bei unzulässiger Verwendung von Fördergeldern mit Sanktionen gegen die Verstöße vorzugehen. Dies kann bis hin zum Ausschluss von EU-Förderung gehen (schwarze Listen).
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Der Mustervertrag ist nun in deutscher Sprache verfügbar:
Mustervertrag_de
AnnexII_de
AnnexIII_IP_de
AnnexIII_NoE_de
AnnexIII_Infrastrukturen
AnnexIII_Kollektivforschung
AnnexIII_Kooperationsforschung
RACE
Gemeinsame Initiative von EU-Büro, KoWi und HGF zur Unterstützung deutscher Koordinatoren im Projektmanagement
Guide to Financial Issues
Änderungen zuf Vorversion
(Februar 2005)
Special Clauses (April 2005)
Leitfaden Special Clauses
Instrumente und Projektformen
Mustervertrag
Kostenmodelle im 6. RP (Informationsblatt der Kommission vom 10.03.2003)
Vermerk des EU-Büros zu den Kostenmodellen im 6. RP
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