Berichtswesen / Audit-Zertifikate 

• Berichtswesen

            - Formblatt C

            - Audit Zertifikate

Berichtswesen

Die Kommission hat im Oktober 2004 einen Leitfaden zur Erstellung der Berichte für das 6. Rahmenprogramm (Project Reporting in FP6) vorgelegt. Auf den ersten 18 Seiten wird auf die einzelnen periodischen Berichte, sowie die Abschlussberichte eingegangen. Im Anhang befinden sich Muster der "Financial Statements" sowie verschiedene Fragebögen, die vorgelegt werden müssen. Ebenfalls enthalten ist der Entwurf eines „Gender Action Plans“, der für NoEs und IPs vorgelegt werden muss. Die Online Fragebögen sind mittels eines nach Unterzeichnung des EU-Vertrages zugesandten Passwortes, nach der ersten und letzten Berichtsperiode auszufüllen. Wurde kein Passwort bisher zugesendet, so kann dieses hier beantragt werden.

Im Rahmen eines IST Projektes wurde eine Finance-Helpdesk  eingerichtet. Hier kann auch eine Sammlung von häufig gestellten Fragen zu Projektmanagement, Finanz- und Berichtswesen im 6. RP herunter geladen werden.

Berichte müssen innerhalb von 45 Tagen nach Ende der Berichtsperiode eingereicht werden (Annex II Teil A II.7, 1). Im FP5 waren es noch 2 Monate. Die Berichtsperiode für NOE's und IP's beträgt ein Jahr. Für alle übrigen Instrumente sind die Berichtsperioden im Vertrag zu vereinbaren, betragen i.d.R. jedoch 6 Monate. Die Berichte umfassen den „Periodic Activity Report“, den „Periodic Financial Report“, ggf. zuzüglich der Einreichung von Audit Zertifikaten, den „Supplementary Report“ (falls gefordert) sowie den Implementierungs- und Kostenplan für die folgende Periode, der von internen bzw. externen Experten begleitet wird (Annex II Teil A II.7, 2 a-d).
Das Berichtswesen erfährt ein Monitoring durch die KOM mit Hilfe externer Experten und ist für IP's und NOE's obligatorisch. Eine Prüfung kann noch fünf Jahre nach Abschluss eines Projektes erfolgen. Daher müssen alle Belege bis zu diesem Zeitpunkt aufbewahrt werden. Auch sind technische, technologische und finanzielle Audits durch die Kommission während und bis zu fünf Jahren nach Projektlaufzeit möglich. Die EC entscheidet nach jeder Berichtsperiode in einem sog. „Go“-/ „No-GO“- Verfahren über die Fortführung eines Projektes (Annex II Teil B II.29,; Art. 18 Abs. 1-3 Beteiligungsregeln).

• „Periodic Activity Report“:

Der „Periodic Activity Report“ umfasst eine Übersicht über die durchgeführten Aktivitäten (auf Management Niveau) sowie eine Darstellung der genutzten Ressourcen und der erbrachten Leistungen (Deliverables) und einen Nachweis über die Notwendigkeit der Kosten (Annex II Teil A II.7 Abs.2a).

• „Periodic Financial Report“:

Der „Periodic Financial Report“ zeigt letztendlich eine Aufstellung der eingesetzten Mittel (auf Management Niveau) und offenbart eine Kostenaufteilung im Konsortium.

Des weiteren beinhaltet der Managementreport gemäß Annex II.7b) ii des Mustervertrages ebenfalls Formblatt C mit der Kostenabrechnung des Projektes für den jeweiligen Berichtszeitraum. Die Kommission hat einige grundsätzliche Hinweise zum Ausfüllen des Formblattes C gegeben. Desweiteren ist Formblatt C nun auch als Excel-Version mit Anleitung zum Ausfüllen des Formblattes erhältlich.

Darüber hinaus wird für die meisten Instrumenten die Einbringung von Audit Zertifikaten erforderlich, zumindest aber für die IP's und NOE's. Dies wird im Vertrag festgehalten (Annex II Teil A II.7 Abs. 2b u. Abs. 3).

• Zustimmung der KOM zu den Berichten:

Im günstigsten Fall erteilt die EC eine vorbehaltlose Zustimmung des Bericht, die sich z.B. dadurch ausdrückt, dass innerhalb von 90 Tagen keine Reaktion erfolgt. Bei einer bedingten Ablehnung muss der Bericht neu eingereicht werden wobei die EC Vorgaben hinsichtlich Veränderungen macht (evtl. Neuaufstellung der Deliverables). Die Vorfinanzierung bleibt bis zur Korrektur aus. Bei einer bedingten Zustimmung werden neue Verhandlung über das so genannte „gemeinsame Programm über die Aktivitäten (JPA)“ notwendig. Die EC kann sich sogar eine Unterbrechung der Förderung vorbehalten. Eine bedingungslose Ablehnung der EC eines Berichts bedeutet das Projektende.

Besonderheiten treten im Berichtswesen bei den IP's und den NOE's auf. In beiden Fällen wird ein Implementierungsplan verlangt, der eine Beschreibung der geplanten Aktivitäten umfassen muss. Dieser untergliedert sich in einen detaillierten Implementierungsplan, der sich über die Dauer einer Berichtsperiode (12 Monate) und weitere 6 Monate erstreckt (insg. 18 Monate). Dieser detaillierte Implementierungsplan beinhaltet einen detaillierten Arbeitsplan sowie die Ressourcenzuteilung und einen detaillierten Finanzplan. Der Implementierungsplan wird jährlich fortgeschrieben. Im Anschluss erfolgt durch die KOM ein „Annual Review“, welcher von Experten begleitet wird. Hierbei wird der Projektfortschritt sowie das Erreichen der Projektziele bewertet. Die KOM unterbreitet ggf. Vorschläge für die Implementierung. Das Konsortium muss den Vorschlägen Rechnung tragen und ggf. den Implementierungsplan überarbeiten. Bei den NOE's wird insbesondere auf den Fortschritt des Netzwerkes geachtet und auf die Erreichung der nachhaltigen Integration. Falls kein erfolgreicher Fortschritt in Richtung nachhaltige Integration angenommen wird, dann kann dies bis hin zur Beendigung des Vertrages führen (red flag). Im günstigeren Fall (yellow flag) kann das Projekt jedoch ohne Vorauszahlungen weitergeführt werden und die KOM behält sich ein „Review“ nach einem weiteren Jahr vor. Hat sich das Ergebnis zur Zufriedenheit der KOM entwickelt, erfolgt die Zahlung für die gesamte Periode, falls nicht, kann die KOM an dieser Stelle das Projekt stoppen ( Core Contract Art. 8 in Verbindung mit Artikel 6 und 7; Annex II, Artikel II.28 und 29 in Verbindung mit Artikel II.7).

Neben dem jährlichen Implementierungsplan verlangt die EC bei beiden neuen Instrumenten einen „Outline Implementation Plan“, der sich über die gesamte Projektlaufzeit erstreckt. Dabei handelt es sich um einen Entwurf aller Projektaspekte und beinhaltet des weiteren einen Aktionsplan für Gender Equality.

Audit Zertifikate

Die Kommission verlangt eine Zertifizierung der entstandenen Kosten durch Audit Zertifikate genannte Prüfbescheinigungen.

Die Angaben der eingehenden Formblätter C und Audits werden in einigen Abteilungen der Kommission anhand von Checklisten überprüft. Aus der Checkliste ist erkennbar, welche Dokumente die Kommission bei der Überprüfung dieser beiden Finanzberichte zugrunde legt. Fehlende Übereinstimmungen führen zu Nachfragen und müssen korrigiert werden. Das EU-Büro hat diese Checkliste zusammengestellt. Es handelt sich dabei nicht um ein offizielles Dokument der Kommission.

Richtlinien

Vorgaben für die Erstellung von Audit-Zertifikaten finden Sie im Guide to Financial Issues im Kapitel 3.2.3.1.2.  auf S. 93ff.  Muster für ein Audit Zertifikat bietet das gleiche Dokument im Annex 7 auf S. 216ff.  Dieser Annex enthält insbesondere Angaben über den Inhalt von Audit Zertifikaten. Von beiden Teilen dieses Dokuments wurde im BMBF eine deutsche Übersetzung angefertigt.

Die Kommission hat einen Leitfaden für Auditzertifikate veröffentlicht (FP6 Audit Certificate Guidance Notes). Dieser Leitfaden enthält neben den rechtlichen Bedingungen und Formalitäten auch ein Prüfprogramm für Wirtschaftsprüfer bzw. Innenrevisionen, sowie eine Sammlung häufig gestellter Fragen zu Audits und Kosten.

Audit Zertifikate müssen bei IP's und bei NOE's laut Mustervertrag von jedem Partner jährlich eingereicht werden. In Ausnahmefällen können allerdings Perioden für die Einreichung von Audit Zertifikate vereinbart werden, die von den jährlichen Berichtsperioden abweichen. Dieses kann in einer Sonderregelung (Special Clause 32, S. 244 des "Guide to Financial Issues") vereinbart werden. Im April 2005 hat die Kommission den Special Clause Nr. 39 veröffentlicht (Special Clauses April 2005). Dieser sieht vor dass es keiner Prüfbescheinigung bedarf, wenn der finanzielle Beitrag der Kommission für einen oder mehrere Berichtsprioden unter 150.000 € liegt. Diese Klauseln dienen dazu, den Vertrag den Besonderheiten des Projektes anzupassen. Um die Anwendungsmöglichkeiten aufzuzeigen und so auch die Verhandlungsbasis für Koordinatoren zu bilden, hat die Kommission den aktualisierten Leitfaden "How and when to use the Special Clauses for the Model Contract for FP6 projects" veröffentlicht.

Diese Sondervereinbarung kann nach Aussage der Kommission vor allem dann zum Tragen kommen, wenn die Kosten für Audit Zertifikate in sehr großen Konsortien durch eine jährliche Einreichung die zur Verfügung stehenden Managementkosten (max. 7% der Zuwendung der Kommission) übersteigen.

Die Kosten für ein Audit-Zertifikat fallen grundsätzlich an der Einrichtung an, dessen Kosten zertifiziert werden. Die Kosten für ein Audit-Zertifikat werden von dem Prüfer (Buchprüfer oder Innenrevision, s.u.) auf dem jeweiligen Zertifikat ausgewiesen. In der Regel braucht jeder Partner daher ein eigenes Budget für die Erteilung der Audit-Zertifikate. Für den Fall, dass ein Buchprüfer die Kosten mehrerer Partner zertifiziert, können diese Kosten ggf. zentral über den Koordinator erstattet werden.

Für andere Instrumente wird die Verpflichtung zur Einreichung von Audit Zertifikaten im Vertrag definiert. Ab einem Fördervolumen von 750.000,- EURO/ Berichtszeitraum sind Audit Zertifikate obligatorisch. Jeder Vertragsnehmer kann einen geeigneten unabhängigen Wirtschaftsprüfer bestellen. Öffentliche Einrichtungen können ggf. auf unabhängige Wirtschaftsprüfer (oder Preisprüfungsstelle bzw. unabhängige Innenrevision) zurückgreifen. Die Kosten für die Audit Zertifikate variieren voraussichtlich zwischen zwei- und viertausend Euro. Sie können im Rahmen der Kosten für das Konsortium-Management abgerechnet werden (Annex II Teil B II.26). 

Prüfeinrichtungen

Ein Auditzertifikat kann von einem externen Wirtschaftsprüfer erteilt werden oder, im Falle einer öffentlichen Einrichtung, von einem dafür zuständigen Bediensteten des öffentlichen Dienstes.

Die Kommission hat einen Leitfaden für Auditzertifikate veröffentlicht (FP6 Audit Certificate Guidance Notes). Dieser Leitfaden enthält neben den rechtlichen Bedingungen und Formalitäten auch ein Prüfprogramm für Wirtschaftsprüfer bzw. Innenrevisionen, sowie eine Sammlung häufig gestellter Fragen zu Audits und Kosten.

Jeder Vertragspartner kann einen qualifizierten externen Wirtschaftsprüfer frei wählen, z.B. auch den üblicherweise von ihm beauftragten externen Wirtschaftsprüfer, soweit dieser vom Vertragspartner unabhängig ist.

Die Unabhängigkeit eines Wirtschaftsprüfers wird üblicherweise als "tatsächliche und/oder dem Anschein nach vorhandene" Unabhängigkeit vom geprüften Vertragspartner definiert. Es geht dabei um die Fähigkeit, die es dem Wirtschaftsprüfer erlaubt, bei seiner Meinungs- oder Urteilsbildung die dargestellten Tatsachen unvoreingenommen und objektiv zu betrachten und zu beurteilen. Unabhängigkeit bedeutet, dass die Arbeit des Wirtschaftsprüfers ohne Anweisung und ohne das geringste Eingreifen von Seiten des betreffenden Vertragspartners durchgeführt wird. Der externe Wirtschaftsprüfer muss dafür qualifiziert sein, vorgeschriebene Prüfungen von Rechnungslegungsunterlagen gemäß der Achten Richtlinie 84/253/EWG des Rates vom 10. April 1984 oder entsprechenden nationalen Vorschriften durchzuführen. Eine Liste unabhängiger Wirtschaftsprüfer sowie Informationen über Prüfungen in Mitgliedstaaten und Beitrittsländern finden sich unter  www.fee.be/aboutfee/memberbodies/default.asp.

Ist der Prüfer "tatsächlich und/oder dem Anschein nach" von dem betreffenden Vertragspartner nicht unabhängig (zum Beispiel ein interner Prüfer, der Bediensteter des betreffenden Vertragspartners ist), kann seine Unabhängigkeit nichtsdestoweniger von den einschlägigen nationalen Stellen festgestellt werden.

Ein Bediensteter einer öffentlichen Einrichtung kann ein Audit-Zertifikat nur unter folgenden Voraussetzungen erteilen:

- der ausgewählte zuständige Bedienstete des öffentlichen Dienstes ist in keiner Weise an der Erstellung der Kostenabrechnung pro Aktivität (Formular C) beteiligt gewesen

- seine Unabhängigkeit wurde von den einschlägigen nationalen Stellen festgestellt

- Öffentliche Einrichtungen, die sich für einen zuständigen Bediensteten des öffentlichen Dienstes als Prüfer entschieden haben, müssen nachweisen, dass die zuständigen einzelstaatlichen Behörden die rechtliche Handlungsfähigkeit dieses Bediensteten im Hinblick auf die Prüfung der öffentlichen Einrichtung festgestellt haben (Mustervertrag Annex II, II.26, Abs. 3).

Bitte beachten Sie, dass es grundsätzlich nicht möglich ist, dass die Innenrevision einer öffentlichen Einrichtung die Kosten eines anderen Partners zertifiziert (ausser, das zuständige Ministerium würde die Berechtigung zur Prüfung dieser Einrichtung formell bescheinigen). 

Prüfberechtigung deutscher Innenrevisionen

a) Einrichtungen im Zuständigkeitsbereich des Bundes:
    MPG, HGF, FHG, WGL, Caesar

Das BMBF hat in einem erneuten Vorstoß in einem Schreiben der Bundesregierung an die Kommission vom 6. April 2004  auf die Prüfberechtigung der deutschen Innenrevisionen hingewiesen.

In einem Antwortschreiben bestätigt die EU-Kommission, dass die mit Aufgaben der Innenrevision befassten Prüfstellen öffentlicher Forschungseinrichtungen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (Max-Planck- Gesellschaft, Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren, Fraunhofer- Gesellschaft, Leibniz-Gemeinschaft (vormals Blaue Liste) und Caesar) zur Ausstellung vom Audit-Zertifikaten für Projekte im 6. EU-Forschungsrahmenprogramm berechtigt sind.

b) Einrichtungen im Zuständigkeitsbereich der Länder (z. B. Universitäten)

Für den Fall, dass eine deutsche Innenrevision bzw. ein Bediensteter im öffentlichen Dienst ein Audit-Zertifikat erstellt, schlagen wir folgendes Vorgehen vor:

- Frühzeitige Kontaktaufnahme mit dem jeweils zuständigen administrativen Bediensteten (administrative officer) der KOM in Verbindung und Klärung, welche Unterlagen für die Anerkennung der Innenrevision als Prüfeinrichtung benötigt werden (dieses ist eine Einzelfallentscheidung und wird von den verschiedenen Direktoraten in der KOM sehr unterschiedlich gehandhabt).

- Unabhängigkeit und Zuständigkeit der internen Prüfeinrichtung sollten dokumentiert und ggf. schriftlich bestätigt werden (im Falle der Hochschulen z. B. durch das zuständige Land).

- Zuwendungsempfänger, die auf Ausgabenbasis abrechnen, können auf die jeweils geltenden Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung, ANBest-P hinweisen "Unterhält der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung, ist von dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und die Prüfung unter Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen", um deutlich zu machen, dass aus der für die Verwendung nationaler Fördermittel geltenden Prüf- und Testierkompetenz interner Prüfstellen von öffentlichen Forschungseinrichtungen eine entsprechende Kompetenz zur Zertifizierung von Kosten für RP6-Projekte abgeleitet werden kann und die Voraussetzungen für die Ausstellung von Audit-Zertifikaten im RP6 erfüllen.

Sollten die vorstehenden Maßnahmen im Einzelfall nicht ausreichen, um die KOM von der Prüfberechtigung und -kompetenz zu überzeugen, wird empfohlen, sich mit dem EU-Büro des BMBF in Verbindung zu setzen.

 Online Fragebogen Webseite

 Leitfaden Online Fragebogen

Checkliste: AuditCertificateQuestions.pdf

Deutsche Übersetzung des Kapitels zu Audit-Zertifikaten im "Guide to Financial Issues" (einschl. Muster für Audit-Zertifikat)  

Schreiben des BMBF zur Prüfberechtigung der Innenrevisionen vom 6. April 

Guide to Financial Issues 
Änderungen zuf Vorversion 
(Version Februar 2005)

Project reporting in FP6 - Guidance notes (endgültige Version vom Oktober 2004)

FP6 Audit Certificate Guidance Notes

Leitfaden "How and when to use the Special Clauses for the Model Contract for FP6 projects"

Mustervertrag

FAQ zu Projektmanagement, Finanz- und Berichtswesen

Häufig gestellte Fragen zu Kosten und Verträgen:
FAQ der Kommission
FAQ (Ergänzungen April 2005)

Frau Judith Schallnau
PT-DLR
EU-Büro des BMBF
Telefon: 0228/3821-639
E-Mail: judith.schallnau@dlr.de

Herr Dr. Andre Schlochtermeier
PT-DLR
EU-Büro des BMBF
Telefon: 0228/3821-631
E-Mail: andre.schlochtermeier@dlr.de

EU-Büro des BMBF © 2003 - Impressum | Datenschutzerklärung

Druck

Seite empfehlen